근로계약서 작성 방법, 필수 항목 빠짐없이 쓰고 카카오톡으로 서명받는 순서
내일 아침 첫 출근하는 직원이 있습니다. 어젯밤 급하게 양식을 내려받아 열어 보니 빈칸이 열 개가 넘습니다. 시급만 적으면 되는지, 휴일은 어디까지 써야 하는지, 서명은 종이에 받아야 하는지 막막합니다. 근로계약서 작성 방법을 검색하는 사람 대부분이 이 지점에 서 있습니다.
답부터 말하면 이렇습니다. 근로기준법이 서면으로 명시하라고 정한 항목을 빠짐없이 채우고, 근로자에게 한 부를 건네고, 건넸다는 기록을 남기면 됩니다. 종이든 전자문서든 상관없습니다. 이 세 가지가 끝나야 계약서가 '있는' 상태가 됩니다.
말로 다 정했는데 왜 종이에 남겨야 할까
분쟁은 대부분 세 군데서 터집니다. 시급에 주휴수당이 포함된 건지, 하루 몇 시간이 소정근로시간인지, 그만둘 때 연차수당이 나오는지. 처음엔 서로 당연하다고 생각했던 조건이 몇 달 뒤엔 기억이 갈립니다. 이때 서면이 없으면 조건을 입증할 부담이 사업주 쪽으로 쏠리기 쉽습니다. 임금을 제대로 줬더라도 계약서를 쓰지 않거나 교부하지 않은 것 자체가 근로기준법 위반으로 다루어질 수 있다는 점도 함께 기억해야 합니다.
근로계약서 작성 방법, 꼭 들어가야 하는 항목은
근로기준법은 근로조건을 명시하도록 하면서 그중 일부는 반드시 서면으로 적어 교부하라고 정합니다. 근로계약서 필수 기재 사항을 한 표로 정리하면 이렇습니다.
| 항목 | 적을 내용 |
|---|---|
| 임금 | 구성항목(기본급·수당), 계산방법(시급·월급), 지급일과 지급방법 |
| 소정근로시간 | 시작·종료 시각, 하루·주 근로시간, 휴게시간 |
| 휴일 | 주휴일 요일, 유급 여부 |
| 연차유급휴가 | 발생 기준과 사용 방법 |
| 장소·업무 | 취업 장소와 맡을 업무 |
여기에 계약기간, 수습 여부와 수습 중 임금, 퇴직 절차를 더해 두면 안전합니다. 임금은 '월 250만 원'처럼 총액만 쓰지 말고 기본급과 수당을 나누어 적습니다. 나중에 연장근로수당을 계산할 때 기준이 되는 숫자가 기본급이기 때문입니다.
알바 근로계약서는 뭘 더 써야 할까
요일별 근무시간이 다르거나 짧게 일하는 단시간 근로자는 적을 항목이 늘어납니다. 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률은 근로계약기간, 근로일과 근로일별 근로시간, 휴게시간까지 서면에 담도록 정하고 있습니다. '주 3일, 시간은 그때그때'라고 적으면 안 됩니다. 월·수·금 18시부터 22시까지, 이렇게 요일과 시각을 못 박아야 주휴수당 계산과 근로시간 다툼이 줄어듭니다.
알바 근로계약서라고 간단한 양식을 써도 되는 게 아니라, 오히려 한 절이 더 붙는다고 생각하면 됩니다.
카카오톡으로 보내고 서명받는 순서
출근 첫날 종이를 출력해 서명받고 복사해서 한 부 주는 것도 방법입니다. 다만 건넸다는 증거가 남지 않고 사본이 사라지기 쉽습니다. 전자계약으로 하면 서명·교부·보관이 한 번에 끝납니다. 페이싸인 기준으로 순서는 이렇습니다.
먼저 문서를 만듭니다. 근로계약서 템플릿을 고르거나, 쓰던 PDF를 올리거나, AI 초안 기능에 조건을 입력해 초안을 받으면 됩니다. 다음으로 근로자 이름과 휴대전화 번호를 넣고 카카오톡으로 보냅니다. 받는 쪽은 앱 설치나 가입이 필요 없습니다. 카카오톡 알림을 열고 본인확인을 거친 뒤 손으로 사인을 그리거나 도장 이미지, 텍스트 서명 중 하나를 골라 서명하면 끝입니다. 완료 문서는 양쪽에 전달되고 원본은 공인전자문서센터에 보관되며, 누가 언제 열람하고 서명했는지 담긴 감사추적 증명서가 함께 남습니다.
이 기록이 곧 교부의 증거입니다. 종이로는 따로 챙겨야 했던 '줬다는 증명'이 발송·열람·서명 기록으로 저절로 생깁니다.
전자문서라서 효력이 약하지 않을까 묻는 분이 많습니다. 전자문서 및 전자거래 기본법과 전자서명법은 전자적 형태라는 이유만으로 문서나 서명의 효력을 부인하지 않는다는 원칙을 두고 있습니다. 근로계약서를 전자로 작성해 교부하는 것도 같은 원칙 위에 있습니다.
조건이 바뀌면 어떻게 해야 할까
시급을 올리거나 근무일을 바꾸면 그 부분을 다시 서면으로 적어 교부해야 합니다. 처음 한 번 썼다고 끝이 아닙니다. 전자계약을 쓰고 있다면 변경 합의서를 같은 방식으로 한 번 더 보내면 됩니다.
자주 하는 실수
서명만 받고 사본을 안 주는 경우가 가장 흔합니다. 사업주가 보관용 한 부만 가지고 있으면 교부 의무는 충족되지 않습니다. 둘째는 수습 기간을 두면서 수습 중 임금을 적지 않는 것, 셋째는 '시급 1만 원(주휴 포함)'처럼 포함 여부만 쓰고 계산 근거를 빼는 것입니다. 넷째는 서명 날짜 누락. 근로 시작일보다 늦게 쓴 계약서는 그 자체가 다툼거리가 됩니다. 근로자가 미성년자라면 친권자 동의 같은 별도 절차가 필요하니 성인 기준으로 처리하지 않도록 합니다.
근로계약서 작성 방법은 결국 네 가지입니다. 항목을 빠짐없이 적고, 서명받고, 한 부 건네고, 그 기록을 남기는 것. 이것을 한 흐름으로 끝내려면 카카오톡 전자계약이 손이 가장 덜 갑니다. 아래 추천 링크로 페이싸인에 가입하면 무료 3건이 제공되니(페이싸인 정책에 따라 변경될 수 있습니다) 첫 직원 계약서부터 바로 써 보면 됩니다.
본 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며 법률 자문이 아닙니다.
개별 사안의 법적 효력은 사실관계와 법원의 판단에 따라 달라질 수 있으므로,
중요한 사안은 전문가 검토를 권장합니다.
본 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며 법률 자문이 아닙니다. 개별 사안의 법적 효력은 사실관계와 법원의 판단에 따라 달라질 수 있으므로, 중요한 사안은 전문가 검토를 권장합니다.